CRMPro propose des tâches planifiées pour assurer des fonctions liées à la Gestion de la Relation Client. (CRM).

Ces fonctions sont prévues pour s’exécuter de manière automatique par exemple chaque jour. Elles assurent ainsi une régularité dans le suivi des clients. Elles se basent sur des modèles d’e-mail (définis dans Dolibarr), avec des champs spécifiques qui seront complétés lors de l’envoi du courriel au destinataire.

Principales fonctions

Envoi quotidien des factures

Cette fonction envoie à chaque client les factures qui ont été validées dans les 24 dernières heures, et trace l’envoi dans un événement de l’agenda Dolibarr sur le tiers et la facture. Si le client a plusieurs factures, elles sont regroupées dans une seul e-mail. En documents joint l’e-mail contient aussi les documents pdf des factures

Envoi d’un rappel de factures

Pensée pour être exécutée mensuellement, cette fonction reprend les factures non soldées d’une période définie (3 mois, un an …) et envoi un e-mail récapitulatif au client avec les documents pdf des factures. Il s’agit d’un rappel, non pas d’une relance juridique.

Envoi des bons de livraison

Le client reçoit un e-mail avec le bon de livraison de sa commande ainsi que le lien de suivi de l’expédition. Si plusieurs expéditions ont été faites pour une commande, elles sont regroupées en un seul e-mail. Il est également informé si l’expédition est partielle.

Rappel des devis

Quelques jours avant la date de fin de validité d’un devis, un e-mail le rappelle au client pour l’inviter à répondre.

Clôture des devis non signés

Les devis ayant dépassé leur date de validité et qui n’ont pas reçu de réponse de la part du client, sont marqués non signés.

Fonctions paramétrables

Les modèle d’e-mail sont entièrement configurables. des champs de substitutions ont été spécialement créés pour pouvoir envoyer de e-mails pertinents. De nombreux paramétrages permettent de fixer les périodes pour chaque fonction (par exemple la sélection des factures). Les fonctions peuvent être gérés par le planificateur de tâches de Dolibarr.

Traçabilité et fiabilité

Un des avantages de ces fonctions est qu’elles augmentent la traçabilité des actions de CRM. Les fonctions peuvent générer des événements sur les devis, factures, tiers afin d’assurer une traçabilité des actions automatiques. Ainsi on est sûr que les documents voulus ont été envoyés au clients. Un rapport est également envoyé à un utilisateur Dolibarr pour qu’il puisse contrôler les actions faites automatiquement par Doibarr.